Las cláusulas 4.1 y 4.2 impulsan a las organizaciones a comprender el entorno en el que están inmersas, tanto interna como externamente. Veamos las diferencias y semejanzas entre los planteamientos de ambas normas:
- ISO 14001 e ISO 45001 son similares en su redacción, ambas han mantenido las cláusulas 4.1 y 4.2 prácticamente igual a los mínimos que requiere el Anexo 2 del Anexo SL del documento ISO/IEC Directives, Part 1, Consolidated ISO Supplement.
Por el contrario, ISO 9001 ha añadido los requisitos adicionales que se analizan en los siguientes puntos.
- El anexo SL utiliza el término “relevant” que en esta nueva edición ha sido traducido por “pertinente” (este cambio semántico hizo que las comunicaciones relevantes de ISO 14001:1996 se convirtieran en pertinentes en la edición de 2004 de ISO 14001).
- ISO 9001, a diferencia de ISO 14001 e ISO 45001, considera necesario determinar la influencia del entorno interno y externo en su dirección estratégica, no solo en el propósito de la organización.
La importancia de esta matización no recae tanto en la cuestión semántica sino en la novedad de considerar la estrategia de una organización dentro de un sistema de gestión.
La edición de 2000 (y se mantuvo en la de 2008) refería a este término (estrategia) en el apartado 0.1 indicando que, la adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización.
Era la única alusión a la estrategia de una compañía. En la edición de 2015 la decisión de adoptar un sistema de gestión se sigue considerando estratégica y se justifica con la finalidad de mejorar el rendimiento de una organización.
En la edición de 2015, la palabra estrategia se utiliza en 6 ocasiones, asociándolo a términos como política de calidad, propósito de la organización, contexto y dirección.
El apartado 4 fuerza a los sistemas de gestión a llamar a la puerta de las salas de reuniones donde se decide la estrategia de la compañía y a alinearse con las necesidades del negocio.
No tenemos duda alguna de que implantar un sistema de gestión es una decisión estratégica: el sistema de gestión no puede quedarse al margen de la estrategia de la organización, ni en su definición, ni en su finalidad ni en los resultados que aportan que pueden modificar dicha estrategia y, sin duda, apoyarla y favorecerla.
- Las tres normas, ISO 14001, ISO 9001 e ISO 45001, solicitan a las organizaciones determinar qué factores (cuestiones) internos y externos del contexto en el que están inmersas afectan a la capacidad de su sistema de gestión para satisfacer su propósito.
- Todas ellas, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 9001, piden determinar qué partes interesadas son pertinentes y cuáles de sus necesidades y expectativas se consideran requisitos del sistema (legales u otros requisitos). ISO 45001 refuerza, como no podía ser de otra manera, el papel de los trabajadores como la principal parte interesada en el sistema de gestión (en los aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo).
Cabe hacernos una pregunta: ¿qué se considera pertinente? Para ISO 9001, todo aquello que afecte a la capacidad de proporcionar productos que satisfagan los requisitos (de cliente y legales y reglamentarios); para ISO 14001, aquello que tenga que ver con su desempeño ambiental y para ISO 45001, lo que esté relacionado con el desempeño en la seguridad y salud de la organización. En definitiva, aquello relacionado con el propósito del sistema de gestión.
- A diferencia de ISO 14001, ISO 9001 incluye, explícitamente en las cláusulas 4.1 y 4.2, la necesidad de incorporar acciones de seguimiento y revisión de la información relacionada con:
– Las cuestiones externas e internas que afectan a la capacidad para lograr los resultados previstos en el sistema de gestión (que previamente hemos determinado).
– Las partes interesadas.
– Los requisitos pertinentes de las partes interesadas.
ISO 9001 es consciente de que el contexto en el que operan las organizaciones cambia muy rápidamente y que el análisis que se realiza en un momento determinado puede dejar de ser válido en otras coordenadas temporales.
De forma implícita, ISO 14001 e ISO 45001 incluyen la necesidad de mantener actualizada esta información en tanto que la planificación del sistema de gestión no es estanca y obliga a temporalizar las actuaciones periódicas (evaluación de aspectos, evaluación del cumplimiento de requisitos, identificación de peligros, revisión por la dirección, etc.).
- El análisis que se realice como consecuencia de estos puntos forma parte de las entradas del proceso de planificación (fundamentalmente en la identificación de requisitos (de cliente, legales, reglamentarios y otros requisitos), del establecimiento de objetivos del sistema de gestión y su planificación, riesgos y oportunidades del sistema de gestión) y del proceso de revisión del sistema.