La gestión documental no es un fin en sí misma, sino un medio necesario e imprescindible. Los documentos favorecen la trazabilidad de los procesos y de la actividad de la organización y son, también, a su vez, evidencias de esta actividad.
¿Por qué la gestión documental, sin ser un fin en sí misma, se ha convertido en un proceso soporte clave de la gestión?
El que la información esté donde tiene que estar y pueda ser utilizada sin problemas por quienes la necesitan es un aspecto crítico en las organizaciones. Para ello, obviamente, hay planificar este proceso; no podemos dejarlo al azar.
Almacenamos multitud de datos, registros de transacciones comerciales, claves de acceso a páginas webs, etc. Son datos en bruto, que por ellos mismos no tienen sentido, por el simple hecho de disponer de ellos no estamos aportando valor. Es la gestión de los documentos lo que aporta valor.
Organizar, evaluar, interpretar, resumir, es lo que hace que la información que soportan los documentos sea útil. Una gestión documental adecuada hace que dicha información sea accesible y esté localizable en el momento oportuno y por la persona que lo necesita.
De lo contrario acabaremos produciendo una gran cantidad de documentación que se traducirá en pérdidas de tiempo, posibles errores por no manejar información actualizada e incluso redundancia de trabajo, al registrar datos que ya habían sido documentados y todo ello con un coste económico importante de estas ineficacias que normalmente no se está valorando.
Necesitamos nuestros documentos para demostrar de forma fehaciente la adhesión a normas legales o estándares, para facilitar la gestión de incidencias o reclamaciones. Los documentos son, también, la base para la gestión del conocimiento, evidentemente de aquella parte del conocimiento de la empresa que es fácilmente codificable y documentable.
Una gestión documental excelente nos permitirá hacer más con menos recursos. Una buena gestión documental es la base de unos flujos de trabajo optimizados que permitan aumentar la productividad, la calidad del servicio que proporcionamos a nuestros clientes (por ejemplo, con menores tiempos de respuesta) y que, en definitiva, se traducen en mejoras en la cuenta de resultados.
El documento preparado por ISO, Guidance on the requierements for document information of ISO 9001:2015, se proporcionan las orientaciones básicas sobre los requisitos relacionados con la información documentada.
Una verdadera apuesta por la optimización de procesos pasa necesariamente por una buena gestión documental como valor clave de una empresa competitiva; en tanto que así consideramos la información y, por extensión, el soporte en el que se encuentra.
¿Cómo entendemos el proceso de gestión documental? Te lo explicamos con un ejemplo.