Las relaciones que se establecen con las partes interesadas pueden tomar distintas formas, estar o no formalizadas y seguir una variedad amplia de formatos (reuniones formales o informales, grupales o individuales, comunicaciones escritas, participación en foros o mesas de trabajo, etc.).
No es necesario que la organización o la parte interesada reconozca explícitamente la relación entre ambas para que exista (una organización puede no ser consciente de todas sus partes interesadas y, viceversa, o puede ocurrir, también, que una entidad no conozca en qué modo otra organización puede afectar sus intereses).
No todas las partes interesadas son iguales ni tienen la misma vinculación con la organización:
- Hay partes interesadas internas, que forman parte de la propia organización: empleados e incluso, accionistas o dueños. Normalmente, estas entidades comparten intereses comunes con los fines de la organización. Sin embargo, esto no quiere decir que todos los intereses de ellos con respecto a la organización sean los mismos.
- Hay partes interesadas que no pertenecen a grupos organizados que representen sus intereses en relación a la organización. Salvo que existan conflictos de cierto alcance, que no suele ser lo habitual, estas partes interesadas puede ser fácilmente ignoradas.
- En el caso de grupos organizados es conveniente conocer la representatividad y credibilidad de estos grupos.
- Puede existir casos en que intereses importantes no estén representados directamente (especies silvestre o colectivos desfavorecidos).
Es más fácil identificar qué colectivos pueden verse afectados si conocemos el impacto de las actividades y decisiones de una organización. Y comprender la forma en que se ven afectados diversos colectivos por las actividades y decisiones de una organización, facilita la identificación de sus necesidades y expectativas.
Algunas reflexiones pueden ayudar a identificar los colectivos afectados:
- ¿Con qué entidades tenemos obligaciones legales?
- ¿Qué colectivos se han manifestados más críticos o especialmente sensibles por alguna actuación pasada que le haya afectado de manera particular?
- ¿Qué instituciones han solicitado ayuda o apoyo a la organización?
- ¿En qué actividades ha participado o apoyado (económicamente o no) la organización de manera voluntaria?
- ¿Qué organizaciones han apoyado actuaciones en las que haya participado la organización?
- ¿En qué foros externos se mantiene una participación activa?
- ¿De qué asociaciones profesionales se es parte?
En determinados casos una organización puede conocer fácilmente qué es lo que esperan sus partes interesadas. Hay una serie de expectativas implícitas aceptadas tales como el respeto de los requisitos legales aplicables o la buena fe en las transacciones comerciales.
De modo general, pueden citarse como partes interesadas: accionistas y propietarios, trabajadores y asociaciones que los representan, proveedores y subcontratas, clientes y consumidores finales, competencia, entidades financieras, administraciones públicas en distintos niveles (local, autonómico, nacional, etc.), entorno social inmediato (polígono industrial, organizaciones vecinas, población cercana, etc.). ¿Cómo podemos determinar las necesidades de las partes interesadas?