Cuando una organización aborda un proyecto LEAN SEIS SIGMA, lo hace de acuerdo con la metodología DMAIC, un acrónimo de las distintas etapas que sigue el proyecto.
Y ahí me gusta proponer a mis clientes el símil de la gymkhana, ese juego en el que se completa un conjunto de pruebas secuencialmente y en el que, hasta que no finaliza una prueba, no se obtiene la información para continuar con la siguiente.
Cada etapa de la metodología DMAIC tiene su sentido en el proyecto y debe completarse en su totalidad para abordar el proyecto con garantías de éxito; no es posible avanzar si no hemos finalizado la etapa que da paso a la siguiente.
Abordar la fase D (definir) es entender el orden de magnitud del problema a partir de datos que aporten información del impacto (económico, preferiblemente) que genera. Se trata de acotar el problema que queremos resolver, alcance, dónde, cuándo y cómo se produce, proceso afectado, etc. Y asignamos también el equipo que va a trabajar en su resolución y la planificación del proyecto.
La fase M (medir) es crítica: tener datos sesgados es peor que no tener datos; así, los resultados que obtendremos del proyecto serán, como máximo, igual de buenos que los datos recogidos. Y no es tanto un problema de cantidad de datos, como de calidad de la información que aportan.
Durante la etapa A (analizar) pasamos por dos puertas: la propia del análisis de los datos que hemos recopilado en la etapa previa y la del análisis del proceso implicado. Los dos puntos de vista son importantes y nos permiten descubrir y entender mejor donde se encuentra la causa raíz del problema que se nos plantea.
Cuando alcanzamos la etapa M (mejorar) ponemos en marcha las alternativas que hemos identificado. Y es necesario remarcar que una solución solo es válida cuando está implantada. Es interesante que nos planteemos qué características tiene que tener la solución para que pueda implantarse; en la mayoría de las ocasiones no son los inconvenientes técnicos si no la forma de enfocar tanto la solución como la implantación, lo que genera resistencias en el equipo.
En la fase C (controlar), consolidamos y aseguramos la propuesta implantada mediante el seguimiento de la misma. En esta fase confirmamos la mejora alcanzada.