¿Qué pasaría si elimináramos todas las reuniones durante, por ejemplo, una semana? ¿Qué nos lleva a seguir convocando reuniones que no funcionan? ¿Realmente es necesario reunirse?
De acuerdo con los datos que aporta la edición de 2021 del informe Doodle State of Meetings Report, el 69% de los encuestados considera que las reuniones son una pérdida de tiempo y el 57%, que las reuniones son largas.
El informe recoge los resultados de las encuestas realizadas a trabajadores y líderes de todo el mundo así como los datos de uso de la plataforma Doodle.
En 2019 una empresa de software australiana, Atlassian, presentó un estudio sobre el tiempo que dedicamos a reunirnos.
Su estudio, State of Meetings Report, recoge la opinión de más de 5.000 trabajadores todo el mundo. El informe concluye que el 54% de las personas dedican un 43% de su jornada laboral a reunirse. Otra de las conclusiones es que otro 34% pasa hasta el 50% de su tiempo reunidos.
Sin duda, la gestión de reuniones es una parte esencial en la gestión de proyectos y equipos. Y puede ser la diferencia entre una reunión eficaz y una pérdida de tiempo y recursos.
Kenneth Blanchard nos propone una sistámica de gestión de reuniones centrada en 5 elementos clave: propósito, agenda, participantes, tiempo y seguimiento. Veamos cada uno de ellos:
- Propósito: Antes de proponer una reunión, es importante tener claro para qué se va a mantener la reunión. El propósito debe ser claro y específico, y estar alineado con los objetivos y metas del equipo o proyecto.
Los participantes deben conocer el propósito de la reunión. Sólo así podrán contextualizarla, conocer qué se espera de ellos y saber qué pueden aportar.
- Agenda: Se trata de establecer los temas en los que va a centrarse la reunión de forma concreta, clara y específica y una adecuada previsión de tiempo para abordar cada uno de los asuntos con la exhaustividad que necesitemos. La agenda aporta foco.
La agenda debe ser compartida con los participantes antes de la reunión para que puedan preparar los datos que necesitarán.
El éxito de nuestra reunión está en ajustarnos a la agenda prevista, tanto en los temas tratados como en el tiempo que se les dedica.
- Participantes: La parte activa de la reunión. Toda persona que participe en la reunión debe contribuir a la reunión y la reunión debe ser relevante para ella; en caso contrario, su presencia es innecesaria. Huyamos de reuniones masivas, 7 u 8 participantes sería el máximo con participación activa.
- Tiempo: Nuestro recurso fundamental. La puntualidad es extensiva tanto al comienzo de la reunión, como a lo destinado a cada tema propuesto. Y un uso consciente del turno de palabra, que no se desperdicie en discusiones innecesarias.
- Seguimiento: La quinta y última clave de la sistemática que nos propone Blanchard. Debemos tomar nota de los acuerdos alcanzados durante la reunión, los puntos que quedan pendientes de resolver, las acciones derivadas, plazos marcados y personas responsables de ejecutarlas.
Este resumen es la guía para el seguimiento de las acciones propuestas; en el plazo y frecuencia que nos marquemos y a título individual o con el conjunto de los participantes debemos revisar el estado de las tareas y, en su caso, ajsutarlas.
¿Pruebas y nos cuentas el impacto que está teniendo en tu agenda y en la de tu equipo la sistemática que te proponemos?