Desde mi punto de vista, el valor que aporta el proceso de revisión del sistema de gestión por la dirección es el análisis de la totalidad de la información del sistema de gestión y la extracción de conclusiones sobre su alineación con los procesos estratégicos de la organización.
La revisión del sistema de gestión por la dirección permite a una organización tomar decisiones a partir de la información que aporta su sistema de gestión.
La finalidad del proceso, por lo tanto, es llegar a una síntesis comparativa de información que permita responder a la siguiente reflexión ¿Vamos en la dirección correcta (la que hemos previsto)? ¿qué decisiones podemos tomar?
Antes de tomar decisiones analizaremos crítica y sistemáticamente la información disponible y la cuestionaremos, en eso consiste el proceso de revisión del sistema de gestión.
La revisión del sistema de gestión permite identificar qué (no) funciona y en qué circunstancias (no) funciona en el conjunto del sistema de gestión. Con la revisión del sistema trascendemos las herramientas de seguimiento y medición de los procesos; que, aunque necesarias, no dejan de considerar los procesos de forma aislada e independiente del resto de las herramientas del sistema de gestión.
Y un paréntesis, nótese que escribo información que no datos; para que la revisión por la dirección aporte valor tenemos que ir con los deberes hechos y los datos ya tratados.
El proceso de revisión del sistema de gestión es uno de los procesos que admite la integración en metodología y contenido para resultar un proceso que cumpla los requisitos de ISO 9001 e ISO 14001, más allá de los aspectos específicos de ambas normas.
Excepto la información relacionada con la satisfacción de cliente en el caso de ISO 9001 y con los aspectos ambientales, en ISO 14001 el resto de consideraciones deberían ser comunes a ambos referenciales que parten de una misma estructura, el anexo SL.
Parafraseando una de las conclusiones del proceso de revisión en ISO 14001, echo en falta la puesta en práctica de la oportunidad de mejorar la integración con otras normas de gestión y, siguiendo las indicaciones de ISO 9001, el aseguramiento de la alineación continua de ambas normas.
La primera oportunidad perdida para integrar es la estructura del apartado 9.3: en ISO 9001:2015, el apartado 9.3 consta de 3 epígrafes, Generalidades, Entradas de la revisión por la dirección y Salidas de la revisión por la dirección; mientras que el apartado 9.3 de ISO 14001:2015 no dispone de epígrafes.
También hay posibilidad de integración entre los elementos de entrada al proceso de revisión por la dirección en ambas normas. De modo general, los siguientes:
- ISO 14001:2015 requiere (además de los cambios en las cuestiones internas y externa que contempla ISO 9001:2015), considerar los cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluyendo los requisitos legales y otros requisitos, así como los correspondientes a los riesgos y las oportunidades. Y específicamente por el enfoque de ISO 14001, los cambios en los aspectos significativos.
- Ambas normas consideran los riesgos y oportunidades en el proceso de revisión del sistema. Pero de manera distinta, ya hemos visto que ISO 14001:2015 requiere informar al proceso de los cambios que identifiquemos; sin embargo, ISO 9001:2015 pone el foco en la eficacia de las acciones tomadas para abordarlos.
- Con relación a la información sobre el desempeño (y eficacia, puntualiza ISO 9001:2015) hay también diferencias. Además de los puntos que contempla ISO 9001, ISO 14001 añade las tendencias sobre el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
- El desempeño de los procesos y el desempeño de los proveedores externos sólo se contemplan en ISO 9001:2015, como información sobre el desempeño del sistema de gestión. ISO 14001:2015 no hace referencia a estos puntos.
En cuanto a las diferencias en la salida del proceso de revisión del sistema, ISO 14001:2015 contempla tres aspectos nuevos que ISO 9001 no tiene en cuenta:
- Acciones cuando los objetivos no se han alcanzado; aunque ISO 9001 sí tiene en cuenta el grado de cumplimiento de los objetivos en la información de entrada del proceso no pide a la organización que se pronuncie sobre dicho cumplimiento como una de las salidas del proceso.
- Aquellas oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión con el resto de los procesos de negocio, si así fuera necesario.
- Cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización. Si bien la alineación con la dirección estratégica está contemplada en ISO 9001 se tiene en cuenta como finalidad del proceso (epígrafe 9.3.1 Generalidades), no lo incluye explícitamente como salida del proceso.
Curiosamente, y a pesar de que ambas normas lo establecen como propósito, sólo es ISO 14001 quien pide que la organización saque conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión como una de las salidas explícitas del proceso.
Eso sí, ambas normas requieren que se conserve información documentada sobre los resultados de la revisión por la dirección.
Echa un vistazo al procedimiento tipo que hemos desarrollado, cumplimenta el formulario con tus datos y te lo hacemos llegar para que puedas adaptarlo en tu organización con unos cambios mínimos.
Hemos desarrollado una tabla comparativa con los requisitos del proceso de revisión por la dirección en ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 que te ayudarán en la integración de los tres referenciales.