Una de las formas en las que la alta dirección de una organización puede evidenciar su compromiso con el sistema de gestión es asegurándose de que los recursos necesarios están disponibles.
Entre estos recursos, ISO 9001 considera, en el apartado 7.1, la infraestructura, todos aquellos que proporcionan el ambiente de operación para los procesos (temperatura, iluminación, etc.), los necesarios para el seguimiento y medición, incluyendo la trazabilidad de las mediciones y los conocimientos y personas de la organización.
ISO 14001 no especifica qué recursos, en su apartado 7.1. se limita a indicar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión, sin relacionarlos.
ISO 9001 nos da alguna pista más y pide a la organización que considere las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes y qué necesita obtener de los proveedores externos.
En particular, la organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz del sistema de gestión y para la operación y control de los procesos. Las personas necesarias bajo su control (internas y externas), con la competencia (epígrafe 7.2) y toma de conciencia (epígrafe 7.3) que se establece en el sistema de gestión.
La edición de 2015 concede mayor relevancia a la competencia y a la toma de conciencia desglosando el único apartado que tanto ISO 9001 (epígrafe 6.2.2) como ISO 14001 (apartado 4.4.2) destinaban a la competencia, formación y toma de conciencia, en 2 apartados.
En la edición anterior, ISO 9001 no incluía explícitamente las personas externas en el apartado 6.2.2, allí se refería al personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad de los requisitos de producto y dejaba a las entidades externas para el epígrafe 7.4.2, donde los requisitos de calificación del personal se contemplaban como la información de las compras.
ISO 14001 era más explícita e incluía en el apartado 4.2.2 a cualquier persona que realice tareas para ella (la organización) o en su nombre.
Y una puntualización, en las ediciones anteriores, los requisitos de competencia afectaban a las actividades relacionadas con la conformidad de requisitos de producto y con los impactos ambientales de la organización; en esta nueva edición, la determinación de la competencia se extiende a todas aquellas tareas relacionadas con el desempeño y eficacia del sistema de gestión, en ISO 9001. Y en ISO 14001, la competencia se extiende a las funciones relacionadas con la capacidad para cumplir los requisitos legales y otros requisitos (el anexo A.7.2 se explicitan actividades adicionales a las indicadas).
¿Cómo podemos integrar a las personas externas a la organización para asegurar la competencia necesaria? En el epígrafe 8.4.3 se requiere que la organización comunique a los proveedores externos los requisitos de competencia (que previamente hemos determinado según el epígrafe 7.2), incluyendo cualquier cualificación requerida a las personas. Incorporamos este requisito como requisito de compra y lo comunicamos, comunicación pertinente, al proveedor como parte del control operacional que, posteriormente, seguiremos.
Por ejemplo, consideremos la cualificación de las personas que aplican tratamientos biocidas en la organización. ¿Consideramos que este trabajo afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión? ¿Lo realiza una entidad externa? Si es así, consideramos los requisitos de cualificación de las personas que aplican los tratamientos y su responsable técnico según el Real Decreto 830/2010, de 25 de junio, por el que se establece la normativa reguladora de la capacitación para realizar tratamientos con biocidas y, a través de una comunicación pertinente, incorporamos este requisito en el proceso de compra. Y posteriormente verificaremos con la documentación correspondiente el cumplimiento de este punto.
Respecto a la toma de conciencia, la edición anterior de ISO 9001 ponía en foco en la pertinencia e importancia de las actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad y, a través del punto 5.5.2, profundizaba en la toma de conciencia de los requisitos de cliente en todos los niveles de la organización; en esta nueva edición se extiende el contenido de la toma de conciencia a los puntos contemplados en el epígrafe 7.3.
La nueva edición ISO 14001 no ha supuesto cambios apreciables en el contenido de la toma de conciencia, apenas incorporar al contenido de la edición anterior, las implicaciones de un incumplimiento en requisitos legales y otros requisitos.
Y un matiz muy interesante, desde mi punto de vista, se abandona el término recursos humanos (o personal) para hablar de personas.
Los requisitos de ambas normas, ISO 9001 e ISO 14001 pueden integrarse en una única sistemática con leves cambios respecto a los requisitos de las ediciones anteriores. Y, al igual que para otros procesos, hemos desarrollado un Procedimiento para la competencia y toma de conciencia que, con ligeras adaptaciones, podrás integrar en tu sistema de gestión y comenzar con la implantación.
Echa un vistazo a nuestra consulta Cómo hacer conscientes a las personas: consulta on line en la que te damos algunas ideas para las actividades de toma de conciencia. En nuestro canal de youtube encontrarás recursos gratuitos que puedes utilizar para trabajar la competencia de las personas de tu organización.